Bekerja Dengan Agency.. Tips praktis bagi para pemasar pemula

Standard

Dalam kehidupan seorang pemasar, sangatlah banyak pekerjaan yang membuat kita harus menunjuk agency guna membantu kita dalam melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Menunjuk Agency ini perlu kita lakukan karena beberapa alasan:

1. Professionalism.

Pekerjaan sebagai seorang pemasar melibatkan banyak hal mulai dari mencari ide-ide baru untuk mengembangkan bisnis, mendevelop ide ide tersebut hingga menjadi suatu bentuk produk atau jasa yang siap dipasarkan, mengembangkan strategy pemasarannya hingga memastikan produk ini diminati oleh konsumen sehingga mendatangkan penjualan dan keuntungan yang baik demi keberlangsungan perusahaan. Nah, tentu di dalam tanggung jawab yang sangat lebar itu, terdapat detail-detail pekerjaan yang membutuhkan keahlian tersendiri yang belum tentu kita kuasai dengan baik sebagai seorang pemasar. Diantara pekerjaan itu adalah research untuk mendapatkan insight dari konsumen, product test, dsb; mengembangkan alat-alat bantu pemasaran seperti misalnya membuat iklan, POP material, design kemasan dsb; memasang iklan di berbagai media agar mendapatkan hasil  yang baik dengan cost yang paling efficient dsb.; melakukan aktifitas promosi Below The Line ataupun misalnya mengelola sumber daya manusia misalnya SPG, Promotor dsb.

Para agency yang khusus bergerak di bidang-bidang tersebut umumnya memiliki pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman yang jauh lebih banyak dari kita sebagai pemasar, karena mereka memang hanya focus mengerjakan hal-hal tersebut.

2. Practicality.

Bekerja dengan agency juga lebih praktis, karena dengan menggunakan Agency, kita tidak perlu lagi ribet dengan urusan detail mengenai hal-hal yang bisa ditangani oleh Agency.

Dengan demikian kita bisa lebih fokus pada sudut-sudut pemasaran yang tidak ditangani oleh Agency. Misalnya jika kita telah menunjuk Advertising Agency, maka kita bisa lebih memfokuskan diri pada New Product Development, atau promosi penjualan, dsb. Atau misalnya jika kita telah menunjuk  Below The line Agency untuk melakukan consumer activation, maka kita bisa lebih fokus dalam Above The Line. Fokus bukan berarti bahwa kita sama sekali tidak memberi perhatian pada hal yang telah ditangani Agency, namun hal-hal tertentu yang kita yakin Agency telah mengerjakannya dengan baik, tidak usah kita kerjakan lagi. Sehingga kita punya waktu lebih untuk mengerjakan hal-hal lain.

Atau jika kita melakukan perjanjian dengan seorang bintang iklan, kita juga bisa memilih untuk tidak terlibat dengan keribetannya dengan membiarkan pihak agency yang melakukan perjanjiannya.

3. Cost efficiency.

“Pakai Agency mahal!” kata seorang teman pemasar. Benar!. Agency sangat beragam dari yang biayanya masuk akal sampai tak masuk akal hingga kita tak habis pikir, kapan bisnis kita break-even kalu cost-nya selangit begini.  Banyak sekali yang mahal. Namun sebenarnya kita bisa memilih agency dengan cost yang lebih masuk akal bila kita memilih dengan cermat dan rajin mencari informasi serta melakukan pitching dengan baik. Diluar itu, untuk hal tertentu, contohnya jika kita memasang iklan sendiri dengan billing yang kecil tentu akan mendapatkan rate yang lebih buruk dibandingkan  dengan jika kita membeli iklan melalui agency dengan billing yang puluhan hingga ratusan milyar rupiah. Agency akan mendapatkan discount dan bonus yang lebih baik , yang umumnya akan diserahkannya pada kita. Sehingga secara hitung-hitungan, walaupun kita tetap harus membayar agency fee, namun cost yang kita keluarkan secara total masih lebih baik + jasa professional yang agency berikan kepada kita.

4. Coaching &  Partnership.

Banyak orang tidak senang hidup sendirian. Itulah sebabnya orang membutuhkan partner. Untuk menemaninya menjalani hidup, membuat perjalanan hidup menjadi lebih menyenangkan dan juga teman diskusi. Demikian juga dalam bisnis. Agency yang telah lama bekerja dengan kita, bisa menjadi partner dalam berbisnis dengan baik, sehingga dalam menjalankan bisnis kita tidak merasa khawatir. Ada tempat untuk berdiskusi dan memberi bantuan jika kita membutuhkannya  terutama dalam hal-hal dimana kita menunjuk Agency tersebut terlibat. Tanpa kita sadari Agency yang baik juga bisa menjadi coach yang baik. Mendorong bisnis kita kearah kemajuan dengan mengoptimalkan sumberdaya kita yang terkait. Walaupun seseorang telah jago sekali dalam pemasaran, tetap ia membutuhkan seseorang di luar dirinya untuk melihat hal-hal yang tak bisa ia lihat saat menjalankan fungsi pemasarannya. Apakah ia berjalan terlalu ke kiri, sedkit agak ke kanan atau hampir masuk jurang. Kadang-kadang agency yang telah menjadi partner kita bisa melihat hal ini.

Jenis-jenis Agency Yang Umum Dimanfaatkan Jasanya Oleh Para Pemasar.

Banyak sekali Agency yang tumbuh di Indonesia ini, khususnya di ibukota. Semakin hari semakin banyak, walaupun yang berguguran  juga tidak kalah banyaknya. Ada yang bertumbuh solo, ada juga yang beranak pinak mengembangkan sayap ke bisnis apa saja yang masih relevant dan kurang relevant, atau hasil anakan dari group bisnis tertentu  yang sedang berkonglomerasi. Ada yang local, ada juga yang merupakan cabang maupun afiliansi dari agency mancanegara. Ada yang kecil dengan satu dua client, ada yang besar dengan client yang tak terhitung banyaknya. Dan sebagainya. Namun jika kita sidik dari jenis pekerjaan di wilayah pemasaran yang bisa ditanggapnya, maka sedikitnya kita bisa melihat beberapa jenis agency yang umum dimanfaatkan oleh para pemasar seperti di bawah ini:

a. Research Agency.

Agency ini memberikan bantuan bagi kita para pemasar untuk melakukan penelitian baik di tingkat konsumen maupun di tingkat trader.  Rancangan penelitian (lokasi, respondent, mekanisme penelitian dan cara pengolahan serta bentuk pelaporannya) bisa kita atur & diskusikan dengan Agency ini jika kita telah memiliki pengalaman yang banyak dengan jenis agency ini. Jika kita masih pemula, kitapun  bisa meminta bantuan agency untuk  menyarankannya kepada kita asalkan kita jelas akan maksud dan tujuan kita melakukan penelitian.  Atau bisa juga kita membeli data jadi yang memang sudah tersedia dari agency ini. Atau ikut dalam study sindikasi yang mereka lakukan.

b. Advertising Agency & Communication Agency.

Advertising Agency ataupun Communication Agency membantu kita untuk memperkuat Communication Strategy, membuat iklan maupun memasang iklan. Bentuk perjanjiannya bisa hanya sebatas pembuatan iklan saja, atau termasuk juga pemasangan iklan di media atu bahkan ‘full agency’ yang juga sekaligus menangani Below The Line. Dalam perjalanannya, agency inipun kelak akan melibatkan agency agency lain ataupun professional lain dalam melakukan pekerjaannya dengan kita, misalnya dengan pihak Production House, Film Director, Talent Agency, Copy Writter, Props Agency dsb.

c. Event Organiser & Below The Line Agency.

Event Organiser & Below The Line Agency membantu kita untuk mengorganisir hal-hal yang harus kita lakukan dalam menyelenggarakan sebuah event (dalam hal ini event pemasaran/promosi). Misalnya jika kita ingin menyelenggarakan event/kegiatan dari kampus ke kampus, di perumahan dengan target ibu-ibu,kegiatan di mall, di posyandu atau event sepeda santai dan sebagainya. Demikian juga bisa kita manfaatkan untuk membantu melakukan pemasangan POP material di toko, menyebarkan brosur di mall, sampling, dsb.

d. Design Agency.

Agency ini memberikan bantuan kita untk mendesign baik kemasan maupun POP material kita seperti misalnya brosur, spanduk, baliho, wobbler, stand display dll.

e. Human Resource Agency.

Agency ini menyediakan jasa tenaga lepasa, baik yang bisa kita gunakan dalam waktu sebentar maupun kontrak jangka panjang. Misalnya Agency yang khusus menyediakan SPG, Promotor, tenaga salesman temporary

Masih banyak lagi jenis agency lain misalnya yang menjadi pengelola tempat promosi yang disewakan dsb.

Mengingat sedemikan banyaknya agency maka yang perlu kita lakukan adalah menyelaraskan antara kebutuhan dan kemampuan keuangan kita untuk menggunakan agency dengan tingkat kebutuhannya serta urgenitasnya. Sehingga kita tahu agency apa saja yang kita perlukan  sekarang juga, dan mana yang akan kita perlukan nanti, saat brand kita sudah menjadi semakin besar dan menghasilkan uang yang cukup untuk membiayainya. Jangan lupa untuk selalu menghitung dampaknya terhadap urusan finansial brand kita. Jangan sampai membiarkan brand kita ‘hidup dalam kegelapan’ alias tidak profit selama bertahun tahun dengan alasan masih investasi dan terus investasi membayar agency yang kurang perlu ataupun kurang bermutu  tanpa arah perbaikan yang jelas ke depannya.

Memilih Agencypun kita perlu cermat. Carilah informasi sebanyak-banyaknya dari rekan-rekan yang pernah bekerja sama dengan agency serupa atau dari sumber-sumber informasi yang tersedia. Tanyakan reputasi mereka, lihat kekompakan teamnya saat hadir untuk melakukan pitching, keterlibatn pimpinanya dalam project, lihat portfolio mereka, lakukan banyak diskusi dan dapatkan cara pandang anggota teamnya dalam menghadapi pekerjaan pemasaran. Pepatah yang mengatakan bahwa yang terpenting adalah “The Man Behind The Gun” disini sangat berlaku. Tidak perduli seberapa besar nama sebuah agency, namun jika ia tak lagi memiliki orang-orangnya yang terbaik, tentu tidak akan memberikan keuntungan terbaik buat kita.

Demikian juga masalah besar kecilnya agency. Secara umum, agency besar lebih baik dari agency keci.l Karena pengalamannya lebih banyak, sumber dayanya juga lebih banyak, dan barangkali tingkat kesuksesannya dalam menangani client juga tinggi. Namun tak selalu menjadi jaminan Agency yang besar dan mahal akan memberikan yang terbaik buat kita. Tergantung hubungan dan billing kita juga. Contohnya jika agency memiliki puluhan client dan biaya iklan yang kita keluarkan/aktifitas kita sangat sedikit dibandingkan dengan client mereka yang lain, tentu kita tak akan pernah ditempatkan sebagai client utama mereka. Tenaga yang diberikan untuk menangani brand kita bisa jadi hanya seorang Account Executive yang tak berpengalaman dan bahkan tidak ditraining dengan baik untuk menangani client dengan baik (galak, kaku, jutek, dsb), juga  melakukan pekerjaan sangat lambat(kita brief hari ini, dua minggu tiga minggu belum tentu jadi),  kreatifitassnya rendah, bosnya pun tak pernah nongol. Bahkan saat shooting iklan kita yang menurut kita sudah menelan biaya termahalpun ia tak datang. Boro-boro memberikan masukan & ide-ide segar. Nah, kalau sudah begini, mengapa kita harus membayar sebuah agency besar yang namanya telah tersohor? Dalam hal ini mungkin memilih Agency kecil menjadi lebih menguntungkan. Karena tiba-tiba brand kita menjadi barang berharga buat agency kecil itu, bisnis yang sangat menentukan hidup matinya bisnis mereka. Mau tak mau mereka mengerahkan segala daya upayanya untuk memajukan brand kita sehingga kita mendapatkan yang terbaik… plus harga yang lebih miring.

Itu adalah sebagian yang bsia saya ungkapkan dalam hal kita memilih agency, dan tentunya masih banyak hal-hal lain yang bisa kita pertimbangkan lagi yang juga sangat menentukan.

Yang Boleh & Tidak Boleh Kita Lakukan

Bila kita telah memiliki Agency yang bekerja untuk brand kita maka hal –hal yang harus kita perhatikan adalah:

1. Profesional.

Berlakulah dengan professional. Perlakukan agency dengan baik sebagai agency yang professional. Jaga hubungan dengan baik, hindarkan perseteruan yang tak perlu dengan membuat semuanya jelas, hitam diatas putih. Perhatikan perjanjian dengan baik. Masukkan semua unsur unsur dengan detail dalam perjanjian sehingga bila terjadi apa-apa di kemudian hari, maka semua perlakuan mengikuti apa yang telah disepakati bersama.

2. Agency bukan Tukang, tapi Partner.

Banyak pemasar yang meperlakukan Agency sebagai tukang yang hanya disuruh-suruh tanpa diberikan informasi, latar belakang dan objective yang memadai, sehingga agency yang tak mau kehilangan clientnya pun akhirnya memasukkan submission tanpa berani berpikir banyak.

“Wis, pokoknya sesuai dengan keinginan client. Saya ya tinggal mengerjakan saja”. Nah, bila sudah timbul pemikiran seperti ini, sebenarnya itu adalah gejala bahwa sesungguhnya kita tak mampu memanfaatkan kemampuan agency.

Libatkan agency dengan baik, berikan informasi yang relevant sebanyak-banyaknya sesuai dengan batasan yang boleh di tiap perusahaan. Berikan gagasan awal kita, lalu challenge agency untuk memberikan gagasan yang lebih kaya dan kreatif. Lakukan ini setiap kali kita memberikan brief baru, sehingga setiap orang baik pemasar maupun agency tidak ada yang merasa tak nyaman bila ide yang lain lebih baik dari ide dirinya sendiri. Ingatlah selalu dalam hal ini kita sedang mencari ide yang terbaik buat brand kita, bukan untuk kita.  Banyak agency yang memiliki Strategic Planner  ataupu Creative Director yang baik. Mereka adalah jago-jago strategy yang umumnya tak muncul jika kita tak berusaha menggali dan memanfaatkannya. Jika kita hanya mau menang sendiri dan memaksakan ide kita agar dipakai, maka kemungkinan yang terjadi adalah brand hanya akan mendapat yang terbaik buat kita.  Jadi saran saya, benar-benar manfaatkanlah dan push-lah agency untuk memberikan idea kreatif terbaiknya untuk kita. kalau belum puas dengan ideanya, katakan saja belum puas tanpa perlu merasa sungkan, tapi berikan gambaran yang jelas di bagian mana kita merasa kurang sreg dan mengapa kiat berpikiran seperti itu. berikan juga ide pemikiran kita jika ada, barangkali agnecy bisa mengembangkannya dengan lebih kreatif lagi.  Namun jangan selalu mengatakan tidak puas, tapi tidak jelas bagian mananya yang kita kurang puas dan tak jelas pula apa maunya kita.

3. Jangan Menerima Hadiah Pribadi dari Agency.

Jangan membiarkan agency melayani kita secara berlebihan dan jangan menerima hadiah atau pemberian yang ditujukan secara pribadi ke kita dari agency. Menerima bingkisan, atau menyuruh-nyuruh agency untuk mengantar kita kesana kemari. Ini sungguh tidak baik dan berbahaya. Kita bisa kehilangan objektifitas kita dalam memberikan penilaian dan itu tidak baik buat brand dan perusahaan.

Jaga pertemanan dan kedekatan dengan baik, namun jangan melampaui batas-batas professionalme. Jika agency ingin memberikan sesuatu kepada kita, mintalah agency untuk memberikannya dalam bentuk yang bisa dinikmati oleh perusahaan, misalnya discount harga atau bonus dan sebagainya.

4. Pemasar/client adalah pengendali. Bukan Agency.

Adakalanya kita juga harus lebih hati-hati terhadap agency. Ingatlah selalu bahwa yang menjalankan bisnis adalah kita. Bukan Agency. Pada akhirnya, jika terjadi apa-apa terhadap brand yang membahayakan bisnisnya, maka yang bertanggungjawab adalah kita. Bukan agency. Jadi, yang pegang kendali adalah kita. Agency, tidak mengetahui keseluruhan cerita brand & bisnis kita. Mereka hanya tahu sebagian kecil dan itupun jika kita berikan brief dengan baik. Jadi mungkin saja mereka membuat strategy yang tidak sesuai dengan kebutuhan brand saat itu. Karena mereka memang tidak tahu semuanya. Selain itu teman teman di agency adalah manusia biasa juga seperti halnya kita, yang tentunya memiliki ambisi, ego dan keinginan pribadi. Sebagai contoh bisa saja seorang creative director memaksakan kehendaknya untuk kita pakai idenya yang menurutnya sangat indah dan bernilai seni tinggi padahal kita tahu itu tidak relevant bagi brand kita. Memang indah, tapi tidak menjual sama sekali. Maka kita harus menolak ide-ide seperti ini. Jangan sampai brand kita dimanfaatkan untuk membiayai karya seninya yang spektakular namun tak menghasilkan uang. Ini bisnis, bung!. Yang terbaik adalah melakukan diskusi dan menemukan cara bagaimana kita bisa menemukan ide kreatif yang menjual sekaligus indah. Tetaplah terbuka pada agency atas  pemikiran kiat, sehingga mereka dengan lebih mudah mampu memahami dan membantu mencarikan ide yang lain sebagai pemecahannya.

5. Brief Yang Jelas & Tertulis.

Memberikan brief yang jelas dan tertulis akan sangat membantu agency untuk membantu kita dengan lebih baik. Mereka akan lebih memahami latar belakang, objective dan tugas-tugas yang harus mereka lakukan. Juga membantu mengurangi pertengkaran soal dead-line dan cost. Karena semuanya kita telah tuangkan dalam brief. Luangkan waktu untuk menulis brief yang jelas, lalu sempatkan melakukan brief tatap muka dan lakukan follow up.

6. Contact Report.

Pastikan  Agency untuk selalu membuat Contact Report tiap kali meeting dengan kita, untuk mengingatkan kembali hal-hal yang telah disepakati bersama dan untuk menghindarkan kesalahpahaman. Sempatkan memerika Contact report, dan berikan feedback jika perlu atau bila ada kekeliruan maupun beda pemahaman.

7. Bayar Agency Tepat Waktu.

Sama halnya dengan kita di brand, agency juga adalah sebuah bisnis. Mereka juga menggunakan waktunya untuk membantu kita demi menghasilkan uang untuk membayar para karyawannya. Jangan bermalas-malasan menangani invoice yang telah datang untuk  membuat administrasi pembayaran menjadi panjang dan lama.  Jika hal ini sering kita lakukan, tidak saja kita merugikan agency dan karyawannya, namun nama baik kita, brand yang kita kelola dan perusahaan kitapun ikut menjadi buruk. “Ah, males ah, berurusan dengan perusahaan X. Susah! Pembayarannya lama banget!”.  Jadi, uruslah administrasi pembayaran sesegera mungkin, sehingga pendingnya tidak ada di kita. Jika perlu, bantu Agency untuk memfollow up  hingga ke bagian Finance untuk memastikan pembayarannya telah dilakukan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s